Prowadzenie księgowości uproszczonej w formie księgi przychodów i rozchodów wiąże się z dokonywaniem zapisów operacji gospodarczych w odpowiednich kolumnach księgi. Aby dobrze księgować, na początku trzeba zapoznać się z występującymi kategoriami kosztów i przychodów, ujmowanymi w tej księdze.

KPiR posiada 14 kolumn:
1 – stanowi miejsce na wpisanie liczby porządkowej operacji gospodarczej
2 – w niej znajduje się miejsce na datę zdarzenia gospodarczego
3 – służy zapisowi numeru dowodu księgowego
4 – miejsce na imię i nazwisko (firmę) kontrahenta
5 – kolumna przeznaczona na zapis adresu kontrahenta
6 – w niej znajduje się opis zdarzenia gospodarczego
7 – służy do ewidencji przychodów ze sprzedanych towarów i usług
8 – służy do ewidencji pozostałych przychodów
9 – zapisuje się w niej sumę przychodów
10 – księguje się tu zapisy, dotyczące zakupu towarów handlowych i materiałów
11 – przeznaczona jest do księgowania kosztów ubocznych zakupu
12 – księguje się tu wydatki na wynagrodzenia
13 – pozostałe wydatki są księgowane w tej kolumnie
14 – jest miejscem, gdzie są sumowane wszystkie wydatki