Możemy spotkać się z różnymi rodzajami dokumentów księgowych. Wśród samych faktur, wyróżnia się kilka różnych typów – jeden z nich to tak zwana faktura pro forma.

Właściwie, taka faktura nie jest dokumentem księgowym – nie stanowi dowodu transakcji ani nie jest podstawą do żądania uiszczenia opłaty. Faktura pro forma ma dla klienta charakter wyłącznie informacyjny. Ponieważ nie wykazuje się jej w rejestrach VAT czy KPiR, w określonym czasie należy wystawić właściwą fakturę, odnoszącą się do sprzedanego towaru czy usługi.

Faktura pro forma ma wygląd zbliżony do zwykłej faktury VAT – różni się jedynie tytułem, w którym wpisuje się sformułowanie “pro forma”. Oprócz tego zamieszcza się na niej takie elementy, jak: dane sprzedawcy i klienta, nazwę towaru/usługi, jej cenę, termin transakcji (chociaż nie jest on wiążący).

Faktura pro forma bywa niezwykle przydatna w kontakcie z kontrahentem; może spełniać wiele funkcji, w zależności od okoliczności, w których ją wystawiamy i przesyłamy. Sprzedawcy często wykorzystują ją, kiedy zbliża się termin płatności i chcą o nim przypomnieć klientowi. Również w sytuacji, kiedy taki termin już minął, pro forma bywa skutecznym ponagleniem do uregulowania należności. Taka faktura może też stanowić rodzaj oferty biznesowej dla kontrahenta, z którym nawiązujemy relację – poinformuje go o cenach usług, które go interesują.