Co to jest księgowość online?

Księgowość online to inaczej księgowość internetowa, czyli usługa księgowa dostępna na dowolnym komputerze z dostępem do Internetu. Zazwyczaj jest to zestaw usług obejmujących fakturowanie, księgowanie kosztów, wysyłanie dokumentów.

Jakie błędy popełniają księgowi i właściciele firm, którzy zdecydowali się na księgowość internetową?

Taka forma księgowości jest popularna od niedawna co wiąże się z popełnianiem błędów wynikających z nie korzystania w pełni z możliwości jakie daje nam księgowość w chmurze.

Błąd 1: Drukowanie faktur przychodowych i niekorzystanie z obrotu plikami elektronicznymi

Wiele właścicieli/księgowych zamiast prosić klientów o skan lub zdjęcie faktur, wymaga aby osobiście dostarczyli im faktury w formie papierowej. Wykonanie zdjęcia i przesłanie go na podany wcześniej adres mailowy wiąże się z dużym zaoszczędzeniem czasu.

Błąd 2: Skanowanie faktur zamiast robienia zdjęć telefonem

Dlaczego nie chcemy wykorzystać potęgi smartfonów w księgowości? Proces skanowanie zajmuje zdecydowanie więcej czasu niż zrobienie zdjęcia telefonem, a dodatkowo wiąże się zazwyczaj z koniecznością przerobienia skanu, aby można było go umieścić w wygodnym miejscu. Trzeba także pamiętać o odpowiedniej nazwie pliku i przeniesienie do do folderu.

Błąd 3: Brak dostępu do wielu osób jednocześnie

Jedną z największych zalet księgowości online jest możliwość korzystania z jednego konta przez więcej niż jedną osobę.

Na przykład z programu księgowego może korzystać jednocześnie pracownik wystawiający fakturę i księgowy, którego obowiązkiem jest sprawdzenie tej samej faktury i zaksięgowanie jej.

Nie ma problemu, aby z tego konta korzystało jednocześnie kilku pracowników i kilku księgowych. Dzięki temu rozwiązaniu, każda osoba, która w danym momencie będzie potrzebowała skontrolować faktury, koszty i przychody firmy będzie na bieżąco.

Błąd 4: Niedbałe podejście do bezpieczeństwa

Bezpieczeństwo firmy jest najważniejsze więc, jeżeli mamy możliwość korzystania z dostępu do kont z dowolnej przeglądarki, powinniśmy zadbać by dostęp nie był taki prosty.

Przede wszystkim powinniśmy wybrać trudne hasło, warto wprowadzić również weryfikację dwuetapową.